احتمالا با شنیدن اصطلاح نشست خبری اولین چیزی که به ذهن‌تان خطور می‌کند کنفرانس خبری تیم‌های فوتبال قبل و بعد از شروع مسابقه است یا شاید مراسمی را به یاد بیاورید که بعد از اکران یک فیلم سینمایی با حضور بازیگران و عوامل فیلم برگزار می‌شود. اما هدف از برگزاری این رویداد چیست؟
نشست خبری، کنفرانس خبری یا مطبوعاتی و نشست رسانه‌ای، با حضور جمعی از خبرنگاران به منظور انتقال یک پیام، پاسخ به سوالات مختلف خبرنگاران رسانه‌ها و رفع ابهام و خروج از یک بحران انجام می‌شود.
نشست خبری یکی از مهم‌ترین ابزارهای روابط عمومی است که سازمان‌ها به کمک آن می‌توانند با برقراری ارتباطی موثر با خبرنگاران، پیام خود را با پوشش خبری مناسب و تاثیرگذاری بیشتری نسبت به یک کمپین تبلیغاتی گسترده، به گوش مخاطبانشان برسانند.
برگزاری این رویداد فرصت بسیار مناسبی است که باید حتما به درستی مدیریت شود تا بتواند برای شما و کسب‌وکارتان نتایج خوبی به همراه آورد.
در این مقاله با ما همراه باشید تا با نکات مهمی که در برگزاری یک نشست خبری باید به آن‌ها توجه کنید، بیشتر آشنا شوید.
چگونه یک کنفرانس خبری برگزار کنیم؟
یک نشست خبری موفق، که از قبل برای آن برنامه ریزی شده یا در پاسخ به یک بحران صورت گرفته، نیازمند یک برنامه‌ریزی قبل، حین و بعد از رویداد است. موارد زیر نکاتی مهمی را برای برنامه‌ریزی و مدیریت درست یک کنفرانس خبری به شما ارائه می‌دهند.
قبل از برگزاری نشست باید به چه مواردی توجه کرد؟
۱. پیام خود را مشخص کنید
این رویداد فرصت بسیار مناسبی است تا بتوانید روی گردش جریان اطلاعات خود به رسانه‌ها کنترل داشته باشید. اما پیش از آن لازم است پیام‌تان را به صورت شفاف مشخص کنید. بدانید چه می‌خواهید بگویید؟ چرا باید بگویید؟ و چگونه و به چه کسانی می‌خواهید این پیام را انتقال دهید؟
پیام شما ممکن است معرفی یا روشن کردن یک مسئله، اعلام یک برنامه یا رویداد جدید، واکنش به یک خبر یا رفع ابهام از بحران به وجود آمده یا جلب توجه رسانه‌ها نسبت به دستاوردهایتان باشد. اما در هر صورت باید اطمینان حاصل کنید که پیام‌تان چند روز قبل از شروع رویداد به همراه جزییات کامل به دست خبرنگاران و مدعوین برسد.
۲. تعیین زمان و تاریخ برگزاری نشست
تاریخ و زمان کنفرانس مطبوعاتی یکی از اولین مواردی است که باید تعیین کنید و مطمئن شوید که نشست شما با سایر رویدادهای مهم خبری هم‌زمان نباشد؛ زیرا ممکن است پوشش خبری کامل رسانه‌ها را از دست بدهید.
معمولا بهترین زمان، صبح و در اواسط هفته (یکشنبه، دوشنبه، سه‌شنبه) در نظر گرفته می‌شود. زیرا در این زمان به دلیل اخبار کم، فرصت بیشتری دارند تا به اخبار کسب‌وکار شما بپردازند.
یک نکته مهم که حتما باید به آن توجه داشته باشید، شروع رویداد در زمان تعیین شده است. سعی کنید رویداد به موقع شروع شود تا مهمانان و خبرنگاران زمان زیادی منتظر نمانند.
۳. تعیین مکان برگزاری نشست
بر اساس تعداد مهمانان و خبرنگارانی که دعوت کرده‌اید، محلی را برای برگزاری نشست انتخاب کنید که دسترسی مناسبی داشته باشد تا مشکلات ترافیک و پارکینگ را برای شرکت‌کنندگان به حداقل برسانید.
مکان برگزاری را بر اساس نیازها و شرایط خاص خودتان انتخاب کنید و مطمئن شوید، تجهیزات کاملی مانند سیستم نور و صدای مناسب، امکان اتصال به WiFi، میز و صندلی، تریبون و… را داشته باشد. اگر تصمیم دارید نشست را در فضای بسته برگزار کنید حواستان باشد تمامی امکانات فنی موردنیاز را در اختیار خبرنگاران قرار دهید.
۴. تهیه لیست از مهمانان و خبرنگاران
فهرستی از خبرنگاران، متخصصان حوزه و افراد موردنظر خود آماده کنید. مطمئن شوید تاثیرگذارترین رسانه‌ها را برای حضور در نشست خود انتخاب کرده‌اید. حتما به خاطر داشته باشید مهمانان خود را ۷ تا ۱۰ روز قبل از رویداد از طریق برقراری تماس تلفنی و ایمیل دعوت کرده و در تماس‌های بعدی از حضور یا عدم حضور آن‌ها و همچنین دریافت اطلاعات لازم در رابطه با موضوع نشست‌تان اطمینان حاصل کنید.
۵. ارسال دعوتنامه
بعد از مشخص‌شدن لیست خبرنگاران در قالب دعوتنامه‌ای، محوریت کنفرانس خبری پیش رو را برای آن‌ها مشخص کنید و تمامی مواردی که نیاز است قبل از شروع رویداد درباره کسب‌وکارتان و چرایی رویداد بدانند، در اختیارشان قرار دهید.
۶. آماده‌سازی محل برگزاری نشست
در روز نشست حتما چند ساعت زودتر در مکان حاضر شوید و مطمئن شوید همه چیز برای برگزاری مراسم آماده است؛ همچنین دقت داشته باشید که حتما به تمامی موارد زیر توجه می‌کنید:
- محل پریزهای برق را برای میکروفون‌ها و همچنین تجهیزات فیلم‌برداری و غیره بررسی کنید.
- در محل برگزاری فضای کافی برای خبرنگاران و تجهیزات آن‌ها (مانند دوربین، میکروفون) فراهم کنید.
- از تعداد کافی و مناسب میزها و صندلی‌ها اطمینان حاصل کنید.
- حتما بلندگوها و میکروفون‌ها را قبل از شروع مراسم بررسی کنید.
- وسایل پذیرایی اعم از نوشیدنی‌ها، خوراکی‌ها، کارت‌های مدعوین نشست و پذیرش را بررسی کرده و مطمئن شوید قبل از برگزاری به صورت کامل تهیه شده باشند.
- دسترسی به WIFI و آنتن‌دهی تلفن همراه را بررسی کنید.
- مطمئن شوید سخنرانان شما قوی، کاریزماتیک و خوش‌بیان بوده و بر متن سخنرانی خود و مدیریت جلسه به خوبی تسلط دارند.
- در پس‌زمینه محل گفت‌وگو می‌توانید از پوسترها، تصاویر و لوگوی سازمانی و… استفاده کنید.
در هنگام برگزاری نشست خبری چه نکاتی را باید رعایت کرد؟
ما برای شما لیستی آماده کردیم تا به کمک آن بتوانید در حین برگزاری رویداد به خوبی آن را مدیریت کنید:
- از خبرنگاران و مهمانان در ساعت مقرر استقبال کرده و کارت شناسایی مخصوص رویداد را به آن‌ها ارائه تحویل دهید.
- در صورتی که قبل از شروع رویداد کیت رسانه‌ای را برای خبرنگاران ارسال نکرده‌اید، حال می‌توانید کیت مطبوعاتی را در اختیارشان قرار دهید.
- بعد از پذیرش، مهمانان و خبرنگاران را تا محل تعیین شده برای نشست بدرقه کنید.
- سعی کنید حداکثر تا ۵ دقیقه پس از زمان برنامه‌ریزی‌شده، مراسم را شروع کنید.
- از ابتدا تا انتهای کنفرانس خبری به‌طور کامل فیلم‌برداری کرده و عکس تهیه کنید تا در صورت لزوم بتوانید در اختیار رسانه‌ها و خبرنگاران قرار دهید.
- از مجری و سخنران برنامه بخواهید ضمن تشکر و قدردانی از حضور مهمانان و خبرنگاران، بار دیگر درباره علت برگزاری این نشست به صورت خیلی کوتاه و مختصر صحبت کرده و بیانیه‌ها را ارائه دهند. دقت داشته باشید که نباید بیشتر از ۱۰ تا ۱۵ دقیقه طول بکشد.
- بعد از اتمام ارائه‌ها، نوبت پاسخگویی به سوالات خبرنگاران می‌رسد. احتمالا سخت‌ترین مرحله برگزاری یک کنفرانس همین قسمت باشد زیرا نمی‌دانید قرار است چه اتفاقی بیفتد. اما نگران نباشید برای این کار هم یک راه‌حل وجود دارد.
- تا آنجا که می توانید از قبل با بررسی آنچه که ممکن است پرسیده شود و قراردادن یک پاسخ خوب برای هر سوال دشوار، آماده شوید. همچنین مطمئن شوید که سخنگویان شما نسبت به سوالاتی که خارج از محدوده نشست خبری پرسیده می‌شود هوشیار هستند و می‌توانند با تمرکز بر مسائل کلیدی از موضوع اصلی منحرف نشوند.
- بعد از اتمام رویداد و در پایان، از تمامی کسانی که در این رویداد حاضر شدند تشکر کنید. در مرحله بعد با پیگیری از خبرنگاران مطمئن شوید همه آنچه که نیاز دارند تا اخبار کنفرانس شما را به طور کامل پوشش دهند در اختیار دارند. حتی بهتر است پیش‌دستی کرده و مستندات کاملی که از نشست تهیه کردید، برای آن‌ها ارسال کنید.
جمع‌بندی
شما می‌توانید برگزاری یک نشست خبری را به کسب‌وکارهایی که در این حوزه تجربه و ارتباط رسانه ای خوبی دارند بسپارید. تریبون به کمک ارتباط با بیش از ۱۰۰ رسانه بزرگ و فعال می‌تواند به شما در اجرا، مدیریت و مشاوره تخصصی محتوای تاثیرگذار یک کنفرانس خبری کمک کند.
