رسانه‌ای کردن خبر یکی از بهترین راه‌ها برای رساندن پیام به جمع زیادی از مخاطبان و جلب توجه عمومی است. این کار که در حوزه روابط رسانه‌ای قرار می‌گیرد، نقش مهمی در اطلاع‌رسانی، افزایش آگاهی و جلب اعتماد مخاطبان دارد.
در این مطلب، اهمیت رسانه‌ای کردن خبرهای مهم کسب‌وکار و روش‌های موثر برای انجام آن را بررسی می‌کنیم. اگر می‌خواهید صدای پیام‌تان به گوش کاربران هدف برسد، با ما همراه باشید.
رسانه‌ای کردن خبر چیست؟
رسانه‌ای کردن خبر به فرایندی گفته می‌شود که یک سازمان، اخبار مهم خود را از طریق رسانه‌ها به مخاطبان منتقل کند. این فرایند، یکی از فعالیت‌های تخصصی در حوزه ارتباطات است که اغلب با روابط عمومی اشتباه گرفته می‌شود.
در واقع، «روابط رسانه‌ای (Media Relations)» یکی از وظایف اصلی روابط عمومی (Public Relations) است که شامل ایجاد و مدیریت ارتباط نزدیک و موثر میان سازمان و رسانه‌ها می‌شود. هدف از این ارتباط، انتشار اطلاعات، شکل‌دهی به دیدگاه عمومی و دریافت پوشش رسانه‌ای بی‌طرفانه است.
در این فرایند، روابط عمومی سازمان از ابزارهایی مانند نگارش و ارسال بیانیه‌های مطبوعاتی (متن‌های رسمی درباره اخبار مهم) و گفتگو با خبرنگاران استفاده می‌کند تا پیام سازمان را به زبان ساده و قابل‌فهم به افکار عمومی منتقل کند.
بنابراین، رسانه‌ای کردن خبر صرفا به معنای ارسال پیام نیست؛ بلکه هدف آن است که پیام به‌درستی فهمیده شود، توجه افکار عمومی را به سمت موضوع موردنظر جلب کند و رسانه‌ها درباره آن موضوع اطلاع‌رسانی کنند. چنین پوششی، که بدون پرداخت مستقیم و با محوریت ارزش خبری شکل می‌گیرد، معمولاً از نظر مخاطب قابل‌اعتمادتر از تبلیغات پولی است.
اهمیت رسانه‌ای کردن یک خبر
رسانه‌ای کردن اخبار مهم مثل معرفی محصول جدید، گزارش مالی دوره‌ای، ادغام شرکت‌ها و موارد مشابه، تاثیر زیادی روی شناخت و اعتبار برند دارد. زمانی که رسانه‌های معتبر این اخبار را پوشش می‌دهند، برند بیشتر دیده می‌شود و اعتماد مخاطبان جلب خواهد شد؛ اعتباری که با تبلیغات پولی به‌راحتی قابل دستیابی نیست.
- تاثیرگذاری بر افکار عمومی و سیاست‌گذاری
روابط رسانه‌ای نباید صرفاً یک فعالیت مقطعی باشد، بلکه باید سرمایه‌گذاری بلندمدت برای حفظ شهرت و اعتماد عمومی در شرایط عادی و بحران در نظر گرفته شود. رسانه‌ها همچنین نقش مهمی در شکل‌دهی افکار عمومی و تاثیرگذاری بر سیاست‌ها دارند؛ به همین علت باید پیام‌ها با دقت و در چارچوب‌بندی مناسب ارائه شود.
- مدیریت بحران و حفظ شهرت
در شرایط بحرانی، ارتباط سریع و شفاف با رسانه‌ها می‌تواند از آسیب‌ها احتمالی جلوگیری کرده و فضای اطلاع‌رسانی را کنترل کند. پوشش رسانه‌ای مؤثر در این مواقع از اعتبار برند محافظت می‌کند و باعث افزایش تعامل مخاطبان و تقویت جایگاه برند در ذهن آن‌ها می‌شود.
- حمایت از بازاریابی و برندسازی
هماهنگی میان روابط عمومی و بازاریابی باعث می‌شود پیام برند به شکلی یکپارچه و هدفمند منتقل شود. این هم‌راستایی، به افزایش اثربخشی کمپین‌های تبلیغاتی و موفقیت در معرفی محصولات جدید کمک می‌کند.
یک نمونه موفق در رسانه‌ای کردن خبر مهم از سوی کسب‌وکارها
اگر اخبار را دنبال کنید، احتمالا با خبرهایی درباره هک یا نشت اطلاعات کاربران از برخی کسب‌وکارها روبه‌رو شده‌اید. در چنین شرایطی، رسانه‌ای کردن این اتفاق به‌صورت مسئولانه و شفاف، نقش مهمی در اطلاع‌رسانی و شکل‌گیری افکار عمومی دارد.
وقتی برندها با رویکردی صادقانه و راهبردی، این اخبار را از طریق رسانه‌ها منتشر کنند، می‌توانند اعتماد کاربران را جلب کرده و حتی محبوبیت خود را افزایش دهند.
نمونه‌های موفق این رویکرد را می‌توان در صرافی‌هایی مثل بایننس، کوکوین و نوبیتکس دید. این شرکت‌ها با اطلاع‌رسانی شفاف توانستند بحران را مدیریت کنند و بازخورد مثبتی از کاربران در شبکه‌های اجتماعی دریافت کنند.
بسیاری از کاربران در شبکه‌های اجتماعی از این شفافیت و پاسخ‌گویی ابراز رضایت داشتند، که نشان می‌دهد مدیریت رسانه‌ای درست چطور می‌تواند در زمان بحران به کمک برند بیاید.
مراحل و نحوه رسانه‌ای کردن یک خبر
برای رسانه‌ای کردن خبر باید یک برنامه دقیق و مرحله‌به‌مرحله داشته باشید. بدون برنامه‌ریزی، ممکن است پیام شما به‌درستی شنیده نشود یا زمان و محتوای نامناسب باعث آسیب به برندتان شود. فقط انتشار خبر و وایرال شدن آن کافی نیست؛ هنگام پوشش رسانه‌ای خبر باید به نکات دیگری هم توجه کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- تعیین هدف‌های واضح و قابل اندازه‌گیری
در اولین قدم، باید اهداف روشنی تعریف کنید. آیا هدف‌تان افزایش آگاهی درباره یک محصول جدید است؟ یا مدیریت یک بحران؟ یا ارتقای شهرت برند؟
اهداف‌تان باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده باشند (قانون SMART). بدون اهداف مشخص، موفقیت‌تان قابل سنجش نیست و تلاش‌های‌تان بی‌نتیجه می‌ماند.
- شناخت دقیق مخاطب هدف
برای برقراری ارتباط مؤثر باید مخاطب‌تان را به‌خوبی بشناسید؛ ویژگی‌ها، نیازها و رفتارهایش را بررسی کنید. این کار باعث می‌شود پیام‌تان دقیق‌تر، شخصی‌تر و جذاب‌تر تنظیم شود. وقتی پیام با علایق مخاطب همخوانی داشته باشد، احتمال دیده شدن خبر و پوشش رسانه‌ای آن افزایش پیدا می‌کند.
- انتخاب پیام مهم خبر
قدم مهم بعدی در رسانه‌ای کردن خبر، تعیین پیام کلیدی شفاف و متمرکز است. این پیام باید جوهره خبر را به‌صورت خلاصه بیان کند تا توجه رسانه‌ها به‌سرعت و به‌سادگی جلب شود. برای راحتی، می‌توانید نکات مهم را به‌صورت فهرست‌وار (Bullet Points) در ابتدای خبر بیاورید تا پیام اصلی در نگاه اول منتقل شود.
- انتخاب رسانه مناسب
با توجه به پیام و مخاطب هدف، رسانه‌های مناسب را انتخاب کنید. رسانه‌های سنتی مثل روزنامه و تلویزیون پوشش گسترده‌تری دارند، اما رسانه‌های دیجیتال و شبکه‌های اجتماعی مثل سایت‌های خبری تخصصی، لینکدین، اینستاگرام و تلگرام امکان هدف‌گیری دقیق‌تری فراهم می‌کنند. بهترین روش این است که رسانه‌هایی را انتخاب کنید که مخاطب هدف‌تان در آن‌ها فعال است.
همچنین، انتخاب ترکیبی از رسانه‌ها هم گزینه خوبی است، یعنی هم‌زمان خبر خود را به انواع رسانه‌های معتبر بفرستید. البته، در انتخاب تعداد رسانه‌ها نباید زیاده‌روی کنید.
- نگارش حرفه‌ای خبر
خبر باید رسمی، ساده، جذاب و مطابق استانداردهای خبری نوشته شود. بهتر است عنوان خبر واضح و گیرا باشد و مهم‌ترین اطلاعات ابتدا آورده شود ( مثل روش هرم معکوس).
افزودن داده‌ها و نقل‌قول‌های معتبر و نقل‌قول‌های دقیق از مدیران یا کارشناسان، به خبر اعتبار بیشتری می‌دهد.
در کل، خبر باید روشن، کوتاه و متمرکز بر اطلاعات اصلی باشد تا رسانه‌ها راحت بتوانند آن را به مخاطبان‌شان منتقل کنند.
- زمان‌بندی انتشار
خبرها را در زمان‌های مناسب و طبق چرخه‌های خبری منتشر کنید. معمولاً بهترین روزها برای فرستادن خبر، شنبه تا پنج‌شنبه و در صبح است.
فرستادن خبر در بعدازظهر (مثلاً بین ساعت ۱۴ تا ۱۸) یا در پایان هفته (مثل عصر جمعه یا تعطیلات) ممکن است اثربخشی کمتری داشته باشد. همچنین تعطیلات رسمی و مناسبت‌های خاص را نیز در نظر بگیرید، زیرا احتمال گم شدن خبرتان در میان تعداد زیاد خبرها و دیده نشدن آن افزایش پیدا می‌کند.
- ارسال خبر و پیگیری
خبر را از طریق ایمیل یا سرویس‌های توزیع خبر به رسانه‌ها و خبرنگاران مرتبط بفرستید. ایمیل شخصی‌سازی‌شده موثرتر است. چند روز پس از ارسال، یک پیام یادآوری کوتاه ارسال کنید. پیگیری‌های مکرر ممکن است آزاردهنده باشد؛ در نتیجه اگر پاسخی نگرفتید، رسانه یا زمان انتشار را تغییر دهید.
- بررسی و ارزیابی نتایج
بعد از انتشار خبر، نتایج را دنبال کنید. با ابزارهای مانیتورینگ، پوشش رسانه‌ای را بررسی کرده و شاخص‌هایی مثل تعداد مطالب منتشرشده، میزان دیده‌شدن و احساسات مخاطبان را بسنجید. همچنین تحلیل داده‌های سایت کمک می‌کند تاثیر خبر را بهتر درک کنید. این داده‌ها به شما کمک می‌کند برای دفعات بعدی برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید.
سخن پایانی
رسانه‌ای کردن یک خبر یعنی طوری برنامه‌ریزی کنید که خبرتان به‌درستی و به‌موقع به مخاطبان برسد. برای این کار باید چند مرحله را رعایت کنید:
- پیام اصلی خبر را مشخص کنید و آن را ساده و جذاب بنویسید.
- مخاطبان هدف را بشناسید و رسانه‌هایی را انتخاب کنید که آن‌ها بیشتر در آن حضور دارند؛ از رسانه‌های سنتی، اینترنتی و شبکه‌های اجتماعی کمک بگیرید.
- خبر را با عنوان و مقدمه‌ای جذاب شروع کنید و اطلاعات مهم را در ابتدای متن قرار دهید.
- زمان مناسبی برای انتشار خبر انتخاب کنید؛ مثلاً وقتی رویداد مهمی در جریان است یا بازدید مخاطبان بالاست.
- پس از انتشار، بازخوردها را بررسی کنید تا ببینید خبر چقدر دیده شده و چه واکنشی داشته، سپس براساس آن عملکرد خود را بهبود دهید.
اگر این مراحل را به‌طور منظم انجام دهید، خبرهای سازمان‌تان بهتر دیده می‌شوند و تاثیر بیشتری خواهند داشت.
